Automazione
e Gestionale
Incontro di allineamento — mappatura processi e piano di attacco
Corsi FAD nel Circolo
Webinar
Automazione azienda
Perché parliamo di automazione
- Le procedure sono il cervello: senza di esse, AI e strumenti (n8n, Keap, gestionale) non sanno cosa fare.
- L’automazione non sostituisce il giudizio umano: esegue ciò che è ripetitivo e sincronizza ciò che oggi ricordate a memoria.
- Obiettivo di oggi: capire le vostre esigenze, non vendervi un pacchetto tutto-in-uno.
Regola d’oro
Non si automatizza tutto insieme. Si parte da un punto, si misura, si estende.
Due sezioni, due mondi
Sezione 1 — circa 30 min
Corsi FAD nel Circolo
Il gestionale diventa la vostra unica casa per corsi, lezioni e test.
Sezione 2 — circa 40 min
Automatizzare fuori dal gestionale
Webinar come primo processo da alleggerire. Il resto dell’azienda viene dopo, un cuneo alla volta.
Come lavoriamo oggi
In entrambe le sezioni: parlate voi almeno la metà del tempo. Io porto schema e domande.
Il problema oggi: doppia compilazione
- Il catalogo corsi vive oggi in un foglio operativo, curato da Ale e dal team.
- Poi qualcuno ricopia tutto nel gestionale del Circolo — stessi dati, secondo passaggio.
- Stesso dolore sui questionari: un secondo foglio operativo, ricopiato a mano.
- Dopo un webinar a pagamento, la registrazione diventa un corso nel gestionale — ancora manuale.
Doppia compilazione — baseline
Domande aperte
- Quanto tempo vi porta via oggi, end-to-end, la pubblicazione di un corso nel gestionale?
- Chi fa cosa: Ale compila, chi inserisce nel gestionale?
- Quante volte al mese o all’anno succede?
Obiettivo: il gestionale come unica sorgente
- I corsi si creano e si aggiornano direttamente nel gestionale, come casa unica.
- Chi entra nel gestionale trova sempre l’ultima versione: niente disallineamenti tra strumenti.
- Questa parte la porto avanti io in autonomia sul gestionale, con le vostre regole.
Perimetro Sezione 1
Non stiamo parlando di Keap, social o WordPress. Solo del mondo FAD / corsi Prof. El. nel Circolo.
Il filo del discorso
- Facciamo un tour dei cinque mondi del catalogo: Fondamenti, Approfondimenti, Esperti, Area corsi, Periodici.
- Per ognuno: poche righe su cosa c’è oggi e due-tre domande per capire come volete che viva nel gestionale.
- Alla fine: corsi pilota da cui partire.
Il vostro catalogo, in numeri
- Circa 40 corsi e quasi 700 lezioni video: la memoria di anni di lavoro.
- Contenuti, docenti, test, attestati — oggi vive in strumenti operativi diversi.
- Domani questa memoria ha una casa sola: il gestionale.
Cinque mondi dentro un solo catalogo
- Fondamenti — il percorso base per chi si iscrive oggi
- Approfondimenti — contenuti che arrivano dopo, per chi è con voi da tempo
- Esperti — corsi verticali tenuti da docenti esterni
- Area corsi — webinar, workshop, Illumination Days, bundle
- Periodici — il calendario editoriale mensile
Il percorso base — Fondamenti
- Circa 9 corsi, disponibili subito a chiunque si iscrive.
- Ogni corso segue lo schema lezioni → test → attestato, ripetuto in parti.
- È il cuore della promessa formativa: chi entra, parte da qui.
Fondamenti — come li vogliamo vivere
Domande aperte
- Lo schema lezione + test + attestato in due parti resta la struttura standard?
- Quando aggiungete una lezione a un Fondamento, dove preferite metterla per prima: nel file o nel gestionale?
- C’è qualcosa nei Fondamenti che non funziona come vorreste?
Gli Approfondimenti — contenuti che arrivano dopo
- 4 corsi, sbloccati per chi è iscritto da circa 2 anni.
- Due sono corsi con test (Verifiche e manutenzioni, CEI 64-21), due senza test (Grammatica, Forma mentis).
- È un premio di continuità: chi resta, ottiene di più.
Approfondimenti — regole di sblocco
Domande aperte
- Lo sblocco a 2 anni è ancora la regola, o va rivisto?
- È un attributo di tutto il corso o dovremmo poterlo decidere lezione per lezione?
- Un corso “senza test” si chiude comunque con un attestato di partecipazione?
I corsi degli Esperti — voci esterne
- Quasi 20 corsi firmati da docenti diversi (Vannuzzi, Toffano, Pavan, Marcomini, Zoccatelli…).
- Alcuni titoli portano indicazioni tipo “+ corso in aula” o “solo in aula”: sono promemoria commerciali dentro il file.
- È la parte più eterogenea del catalogo — ogni docente ha un suo mondo.
Esperti — il nome del docente
Domande aperte
- Il docente deve essere visibile all’iscritto dentro il gestionale?
- Lo mostriamo anche sui Fondamenti/Approfondimenti, dove oggi non è scritto?
- Serve una scheda docente con foto e bio, o basta il nome?
Esperti — corsi “+ in aula” e “solo in aula”
Domande aperte
- Un corso “+ corso in aula” resta FAD con rimando all’offerta, o va gestito separatamente?
- Un corso “solo in aula” ha senso averlo nel Circolo, o resta fuori?
- Chi decide oggi quando un corso “diventa” anche in aula?
Area corsi — la libreria degli eventi
- Registrazioni Illumination Days, workshop CEI 64-8, contenuti LUX / DELUX, webinar del vecchio sito.
- Non è una progressione didattica: è una libreria a cui accedere quando serve.
- È anche il punto di arrivo dei webinar a pagamento: la registrazione atterra qui.
Area corsi — come la vive l’iscritto
Domande aperte
- I bundle LUX / DELUX sono un corso, o una vista dei corsi inclusi nell’abbonamento?
- Dopo un webinar, chi trasforma la registrazione in corso e con che tempi?
- Ci sono duplicati con altre aree (Fotovoltaico, Impianti TV): li teniamo o li unifichiamo?
Periodici — già una sezione del gestionale
- Nel gestionale i Periodici sono già una sezione a sé: contenuti mensili con vita propria.
- Il vostro calendario editoriale copre 2021–2026, con temi pianificati per ogni mese.
- Non dobbiamo inventare nulla: capiamo se il modo attuale funziona per voi.
Periodici — come li vivete oggi
Domande aperte
- I contenuti periodici arrivano agli iscritti nel modo che volete?
- Chi li carica quando esce il nuovo tema del mese?
- Serve integrare qualcosa che oggi manca — avviso, banner, notifica?
I questionari — un mondo a parte
- I quesiti dei test vivono oggi in un foglio separato dai corsi.
- Anche qui c’è doppia compilazione: prima il foglio, poi il gestionale.
- È lo stesso problema dei corsi: stessa soluzione, stessa casa.
Questionari — li affrontiamo insieme?
Domande aperte
- Portiamo quesiti e corsi nel gestionale nello stesso momento, o prima uno e poi l’altro?
- Il collegamento test ⇆ corso lo fate voi caso per caso, o segue una regola?
- Ci sono test riutilizzati su più corsi?
Cosa possiamo automatizzare oggi
Il gestionale ha già tutti i mattoni. Dobbiamo solo costruire la strada.
- Portare il catalogo nel gestionale (titoli, lezioni, video, descrizioni).
- Riconoscere test e attestati lungo il percorso.
- Applicare la regola di sblocco base (subito vs a distanza).
Cosa resta sempre manuale
- Copertina del corso e altri elementi visivi.
- Assegnazione ai piani abbonamento (LUX, DELUX, MasterLux…).
- Regole di sgocciolamento fine e tag Keap per la parte marketing.
Sono decisioni vostre, non copiabili da un file: restano nel gestionale.
Cosa vi aspettate dopo l’automazione
Domande aperte
- Se domani portassi un corso nel gestionale, cosa fareste ancora a mano?
- Serve poter rivedere e correggere il corso prima che sia visibile?
- Chi ha il via libera alla pubblicazione: Ale, Daniela, entrambi?
Il flusso che immaginiamo
- Ogni corso nasce direttamente nel gestionale: creazione, modifica, aggiornamento tutto lì.
- Chi lavora al catalogo non deve più ricordarsi di aggiornare anche il file.
- Il gestionale diventa la vostra fonte di verità, senza sinonimi.
Dove nasce un corso da domani
Domande aperte
- Chi tiene aggiornato il catalogo di giorno in giorno: Ale, Daniela, altri?
- Un corso lo vedono gli iscritti solo dopo un vostro OK, o subito?
- C’è un aspetto del catalogo che oggi vive fuori e che vorreste tirare dentro?
Regole d’oro e sicurezza
- Un aggiornamento non deve cancellare personalizzazioni fatte nel gestionale.
- Serve chiarezza su cosa è sovrascribibile e cosa no.
- Serve un passo di anteprima prima che il corso arrivi agli iscritti.
Controllo qualità e permessi
Domande aperte
- Qual è l’errore che vi preoccupa di più? (corso incompleto, test sbagliato, contenuto errato…)
- Solo Super Admin o anche Daniela / operatori possono creare o modificare corsi?
- Come vi accorgete oggi quando qualcosa è sfuggito? Segnalazioni degli iscritti?
Cosa ci portiamo via dalla Sezione 1
- Approvazione su come vive il catalogo nel gestionale.
- Lista di cosa resta manuale e cosa possiamo automatizzare.
- 1–2 corsi pilota su cui provare per primi.
Corsi pilota — da dove partiamo
Domande aperte
- Un Fondamento breve come primo caso: siete d’accordo?
- Un webinar recente come secondo caso, per verificare anche il ciclo T+1?
- C’è qualcosa sul catalogo che non abbiamo detto e che per voi è fondamentale?
Due mondi, stesso contenuto
Gestionale Circolo
Corsi FAD, step, questionari, erogazione agli iscritti, attestati.
Sezione 1: una sola compilazione.
Ecosistema marketing
Keap, e-commerce Prof. El., WordPress, social, Zoom, Vimeo, blog, guide.
Sezione 2: orchestrazione del webinar.
Dove si incontrano
Il giorno dopo il webinar, il corso entra nel gestionale — Sezione 1 e 2 si incontrano lì. Il resto del funnel vive fuori.
Come automatizziamo l’azienda?
- Avete già fatto un lavoro enorme: questionario + Struttura Webinar = runbook vero.
- Il gap non è “non sapete cosa fare”: è dover ricordare e sincronizzare decine di passi su 6 piattaforme.
- Oggi non progettiamo tutto: scegliamo da dove partire.
Muscoli e cervello
Muscoli (n8n, AI, Zapier) + cervello (le vostre procedure). Senza mappa, i muscoli non sanno dove colpire.
Il webinar non è un evento: è un ciclo di stati
Lo stesso contenuto cambia forma nel tempo.
Pianificato (gennaio)
Blog + guida (T-20)
Promo webinar (T-10)
Live
Chiusura iscrizioni
T+1 corso registrato
Sync social / Keap / gestionale
Ritmo e varianti
~1 webinar/mese · gratuito o a pagamento · varianti che cambiano tutto il flusso post-evento.
Le 5 fasi del runbook
- Pianificazione annuale — calendario 12+1 webinar, piano editoriale, agenda Alessio
- Setup evento — prodotto e-commerce, tag/liste Keap, link testati, landing?
- Pre-evento — blog T-20, comms T-10, soglia bonifico, news/banner sito
- Live — Zoom, redirect chiusura, mail CTA serata
- Post-evento (T+1) — Vimeo, corso registrato, not listed, gestionale, social, guida blog
Le 5 fasi — priorità
Domanda decisiva
- Tra queste 5 fasi, quale vi pesa di più in ore o in stress / errori?
Decisioni che biforcano il flusso
Prima di automatizzare, vanno esplicitate — spesso sono “valutare di volta in volta”.
- Webinar gratuito vs a pagamento (Circolo incluso)
- Registrazione: pubblica / corso a pagamento / risorsa free / solo area personale
- CTA live: Circolo, pacchetto corsi, offerta editoriale
- Blog collegato sì/no → liste Keap ed esclusioni diverse
- Commerciale outbound sì/no
Varianti webinar
Domande aperte
- Sui webinar dell’anno: quanti gratuiti vs a pagamento? Quanti con blog?
- Le decisioni su registrazione post-live le prendete a gennaio o dopo il live?
Cosa resta umano — per definizione
- Alessio: validazione argomento, slide tecniche, slide offerta live, video promo, diretta
- Confronto con amministrazione: budget, KPI, importi
- Approvazioni: titolo, CTA, offerte, garanzia
Automatizzare ≠ togliere controllo
Può significare: checklist, bozze da approvare, trigger a data fissa, meno copia-incolla.
Confini dell’automazione
Domande aperte
- C’è qualche passo che non volete mai automatizzare?
- Per le comunicazioni social/mail: preferite bozze da approvare o pubblicazione automatica dopo OK?
Cosa avete già — Keap, Zapier, NAS
- Procedure numerate (PUBLIC 0.41–0.44), Excel Piano Editoriale, file TAG-CAMPAGNE
- Keap + Zapier citati come stack e come “incubo tecnologico”
- Memoria aziendale: NAS + in parte nelle teste
Partenza reale
Domande aperte
- Cosa funziona già oggi in Keap/Zapier e non andrebbe rifatto da zero?
- Cosa avete provato e abbandonato — e perché?
- Step del T+1 che avete dimenticato almeno una volta? (social, guida, gestionale, not listed…)
Audit su un webinar reale
Il modo più veloce per un piano di attacco credibile.
- Scegliamo un webinar degli ultimi 12 mesi
- Segniamo insieme: fatto · dimenticato · troppo lento · fatto due volte
- Da lì emerge la prima fase pilota da alleggerire
Webinar pilota
Domande aperte
- Quale webinar prendiamo come caso studio?
- Il prossimo webinar in calendario: quando è? Possiamo usarlo come banco di prova?
- Chi fa cosa oggi, step per step? (Daniela / Alessio / altri)
Non dimentichiamo il filo 2 (dopo il webinar)
Dal questionario: il “collaboratore ideale” non è solo operativo.
- Assistenza clienti e potenziali clienti (mail, WA, telefono, social, form)
- Conversione: iscrizione Circolo, retention, fan, referral futuro
- Domande ripetitive + caso “privato cerca elettricista in zona” (alto tempo)
Cosa rimandiamo a dopo
Oggi non progettiamo assistenza/conversione. Lo riconosciamo nel perimetro: webinar primo cuneo, filo 2 secondo.
Priorità futura
Domanda aperta
- Dopo il webinar, quale pesa di più: contenuti, assistenza/conversione, landing/prodotti?
Piano di attacco — cosa decidiamo oggi
Gestionale (Sezione 1)
- Approvazione sul modo di vivere il catalogo nel gestionale
- Corsi pilota
- Regole non sovrascrivibili
Webinar (Sezione 2)
- 1 fase più dolorosa
- 1 webinar per audit
- Prossimo evento come pilota?
Chiusura incontro
Domande aperte
- C’è qualcosa di urgente che non rientra in nessuna delle due sezioni?
- Chi segue cosa nei prossimi passi?
Grazie.
Registrazione → trascrizione → brief operativo condiviso