Automazione
e Gestionale
Incontro di allineamento — mappatura processi e piano di attacco
Excel → Gestionale
Webinar
Automazione azienda
Perché parliamo di automazione
- Le procedure sono il cervello: senza di esse, AI e strumenti (n8n, Keap, gestionale) non sanno cosa fare.
- L’automazione non sostituisce il giudizio umano: esegue ciò che è ripetitivo e sincronizza ciò che oggi ricordate a memoria.
- Obiettivo di oggi: capire le vostre esigenze, non vendervi un pacchetto tutto-in-uno.
Regola d’oro
Non si automatizza tutto insieme. Si parte da un punto, si misura, si estende.
Due sezioni, due mondi
Sezione 1 — circa 30 min
Excel → Gestionale
Smettere di compilare due volte la stessa cosa. Il gestionale diventa l’unica casa per corsi e questionari.
Sezione 2 — circa 40 min
Automatizzare fuori dal gestionale
Webinar come primo processo da alleggerire. Il resto dell’azienda viene dopo, un cuneo alla volta.
Come lavoriamo oggi
In entrambe le sezioni: parlate voi almeno la metà del tempo. Io porto schema e domande.
Il problema oggi: doppia compilazione
- Ale (o il team) prepara contenuti in Excel: struttura corso, step, quesiti.
- Poi qualcuno ricopia tutto nel gestionale del Circolo — stessi dati, secondo passaggio.
- Stesso dolore sui questionari (Trello #472): excel quesiti → inserimento manuale.
- Dopo un webinar a pagamento, il corso da registrazione va aggiunto nel gestionale — ancora lavoro manuale.
Doppia compilazione — baseline
Domande aperte
- Quanto tempo vi porta via oggi, end-to-end, la pubblicazione di un corso nel gestionale?
- Chi fa cosa: Ale compila, chi inserisce nel gestionale?
- Quante volte al mese o all’anno succede?
Obiettivo: il gestionale come unica sorgente
- Compilate una volta sola — dentro il Circolo (import da file o form guidato).
- Excel può restare come export o backup oppure sparire del tutto: lo decidiamo insieme.
- Questa parte la porto avanti io in autonomia sul gestionale, con le vostre regole.
Perimetro Sezione 1
Non stiamo parlando di Keap, social o WordPress. Solo del mondo FAD / corsi Prof. El. nel Circolo.
Cos’è l’Excel oggi
ELENCO_CORSI.xlsx — 5 fogli in basso, non uno solo.
- Fondamenti · Approfondimenti · Esperti · Periodici · Area corsi
- I fogli non hanno tutti la stessa struttura — l’import deve trattarli in modo diverso.
Fogli corsi — Fondamenti e Approfondimenti
- Colonna B — NOME SEZIONE: ogni corso
- Colonna C: giorni sblocco (0 su Fondamenti, 730 su Approfondimenti)
- Colonne D–I: titolo video, Vimeo, descrizione, Questionario, Attestato, Slide
Esperti, Area corsi e Periodici
- Esperti + Area corsi: stessa logica corso + step, ma senza giorni sblocco — colonne spostate (C = titolo video)
- Periodici: non è una lista di video — è un calendario mese × anno con i titoli dei contenuti periodici
I quesiti dei test non stanno in nessun foglio — Excel separato (#472).
Regole dell’Excel da confermare
Domande aperte
- I 5 fogli corrispondono 1:1 alle sezioni corsi nel gestionale (Fondamenti, Approfondimenti…)?
- Quando in colonna B c’è un nuovo NOME SEZIONE, è sempre un corso nuovo?
- Le righe senza nome sezione ma con Vimeo sono step del corso sopra — confermate?
Regole dell’Excel da confermare
Domande aperte
- Colonne Questionario / Attestato / Slide: la X cosa significa oggi? C’è già un questionario da collegare?
- Il foglio Periodici è un calendario — come diventa corso/step nel gestionale?
- Chi aggiorna questo file quando aggiungete un video? L’Excel resta la fonte o muore dopo l’import?
Cosa deve uscire dal gestionale dopo l’import
Non promettiamo tutto oggi — definiamo il minimo che vi aspettate.
- Corso da NOME SEZIONE + step (video Vimeo, descrizione, giorni sblocco)
- Flag Questionario / Attestato / Slide (colonne G–I dell’Excel)
- Questionario + quesiti — file Excel separato (#472, #450)
- Descrizione corso auto da step (#449) — priorità?
- Attestato precompilato (#455) — priorità?
Output atteso dall’import
Domande aperte
- Se domani importate un file e il corso esce “quasi pronto”, cosa fareste ancora a mano?
- Immagine copertina, sgocciolamento, abbonamenti, tag Keap: quali restano sempre manuali?
Regole d’oro e sicurezza
- Un re-import non deve cancellare personalizzazioni fatte nel gestionale.
- Serve chiarezza su cosa è sovrascribibile e cosa no.
- Chi fa l’import: solo Super Admin o anche Daniela / operatori?
Controllo qualità
Domande aperte
- Qual è l’errore che vi preoccupa di più? (corso incompleto, test sbagliato, contenuto errato…)
- Volete un passo di anteprima / approvazione prima della pubblicazione?
- C’è un corso “pilota” su cui possiamo provare senza rischi?
Cosa ci portiamo via dalla Sezione 1
- Excel di esempio condiviso (se non già fatto)
- Elenco campi obbligatori per l’import
- Lista di ciò che resta manuale
- 1–2 corsi pilota concordati
Ultima domanda Sezione 1
Domanda aperta
- C’è qualcosa sull’Excel o sui corsi che non abbiamo detto e che per voi è fondamentale?
Due mondi, stesso contenuto
Gestionale Circolo
Corsi FAD, step, questionari, erogazione agli iscritti, attestati.
Sezione 1: una sola compilazione.
Ecosistema marketing
Keap, e-commerce Prof. El., WordPress, social, Zoom, Vimeo, blog, guide.
Sezione 2: orchestrazione del webinar.
Dove si incontrano
Il giorno dopo il webinar, il corso entra nel gestionale — Sezione 1 e 2 si incontrano lì. Il resto del funnel vive fuori.
Come automatizziamo l’azienda?
- Avete già fatto un lavoro enorme: questionario + Struttura Webinar = runbook vero.
- Il gap non è “non sapete cosa fare”: è dover ricordare e sincronizzare decine di passi su 6 piattaforme.
- Oggi non progettiamo tutto: scegliamo da dove partire.
Muscoli e cervello
Muscoli (n8n, AI, Zapier) + cervello (le vostre procedure). Senza mappa, i muscoli non sanno dove colpire.
Il webinar non è un evento: è un ciclo di stati
Lo stesso contenuto cambia forma nel tempo.
Pianificato (gennaio)
Blog + guida (T-20)
Promo webinar (T-10)
Live
Chiusura iscrizioni
T+1 corso registrato
Sync social / Keap / gestionale
Ritmo e varianti
~1 webinar/mese · gratuito o a pagamento · varianti che cambiano tutto il flusso post-evento.
Le 5 fasi del runbook
- Pianificazione annuale — calendario 12+1 webinar, piano editoriale, agenda Alessio
- Setup evento — prodotto e-commerce, tag/liste Keap, link testati, landing?
- Pre-evento — blog T-20, comms T-10, soglia bonifico, news/banner sito
- Live — Zoom, redirect chiusura, mail CTA serata
- Post-evento (T+1) — Vimeo, corso registrato, not listed, gestionale, social, guida blog
Le 5 fasi — priorità
Domanda decisiva
- Tra queste 5 fasi, quale vi pesa di più in ore o in stress / errori?
Decisioni che biforcano il flusso
Prima di automatizzare, vanno esplicitate — spesso sono “valutare di volta in volta”.
- Webinar gratuito vs a pagamento (Circolo incluso)
- Registrazione: pubblica / corso a pagamento / risorsa free / solo area personale
- CTA live: Circolo, pacchetto corsi, offerta editoriale
- Blog collegato sì/no → liste Keap ed esclusioni diverse
- Commerciale outbound sì/no
Varianti webinar
Domande aperte
- Sui webinar dell’anno: quanti gratuiti vs a pagamento? Quanti con blog?
- Le decisioni su registrazione post-live le prendete a gennaio o dopo il live?
Cosa resta umano — per definizione
- Alessio: validazione argomento, slide tecniche, slide offerta live, video promo, diretta
- Confronto con amministrazione: budget, KPI, importi
- Approvazioni: titolo, CTA, offerte, garanzia
Automatizzare ≠ togliere controllo
Può significare: checklist, bozze da approvare, trigger a data fissa, meno copia-incolla.
Confini dell’automazione
Domande aperte
- C’è qualche passo che non volete mai automatizzare?
- Per le comunicazioni social/mail: preferite bozze da approvare o pubblicazione automatica dopo OK?
Cosa avete già — Keap, Zapier, NAS
- Procedure numerate (PUBLIC 0.41–0.44), Excel Piano Editoriale, file TAG-CAMPAGNE
- Keap + Zapier citati come stack e come “incubo tecnologico”
- Memoria aziendale: NAS + in parte nelle teste
Partenza reale
Domande aperte
- Cosa funziona già oggi in Keap/Zapier e non andrebbe rifatto da zero?
- Cosa avete provato e abbandonato — e perché?
- Step del T+1 che avete dimenticato almeno una volta? (social, guida, gestionale, not listed…)
Audit su un webinar reale
Il modo più veloce per un piano di attacco credibile.
- Scegliamo un webinar degli ultimi 12 mesi
- Segniamo insieme: fatto · dimenticato · troppo lento · fatto due volte
- Da lì emerge la prima fase pilota da alleggerire
Webinar pilota
Domande aperte
- Quale webinar prendiamo come caso studio?
- Il prossimo webinar in calendario: quando è? Possiamo usarlo come banco di prova?
- Chi fa cosa oggi, step per step? (Daniela / Alessio / altri)
Non dimentichiamo il filo 2 (dopo il webinar)
Dal questionario: il “collaboratore ideale” non è solo operativo.
- Assistenza clienti e potenziali clienti (mail, WA, telefono, social, form)
- Conversione: iscrizione Circolo, retention, fan, referral futuro
- Domande ripetitive + caso “privato cerca elettricista in zona” (alto tempo)
Cosa rimandiamo a dopo
Oggi non progettiamo assistenza/conversione. Lo riconosciamo nel perimetro: webinar primo cuneo, filo 2 secondo.
Priorità futura
Domanda aperta
- Dopo il webinar, quale pesa di più: contenuti, assistenza/conversione, landing/prodotti?
Piano di attacco — cosa decidiamo oggi
Gestionale (Sezione 1)
- Excel esempio + campi must-have
- Corsi pilota
- Regole non sovrascrivibili
Webinar (Sezione 2)
- 1 fase più dolorosa
- 1 webinar per audit
- Prossimo evento come pilota?
Chiusura incontro
Domande aperte
- C’è qualcosa di urgente che non rientra in nessuna delle due sezioni?
- Chi segue cosa nei prossimi passi?
Grazie.
Registrazione → trascrizione → brief operativo condiviso